Windykacja należności od kontrahenta – skuteczne i zgodne z prawem metody odzyskiwania pieniędzy

Windykacja należności od kontrahenta jest jednym z najczęściej pojawiających się problemów w obrocie gospodarczym. Opóźnienia w płatnościach wpływają na płynność finansową przedsiębiorstwa, relacje z dostawcami, a w skrajnych przypadkach mogą prowadzić do utraty zdolności regulowania własnych zobowiązań. Jednocześnie wierzyciel, który chce odzyskać należne mu pieniądze, musi działać w granicach prawa, z poszanowaniem dóbr osobistych dłużnika oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Celem niniejszego artykułu jest kompleksowe omówienie dopuszczalnych i skutecznych metod dochodzenia należności od kontrahentów w relacjach B2B, począwszy od działań polubownych, poprzez windykację przedsądową, aż po postępowania sądowe i egzekucyjne, wraz ze wskazaniem najważniejszych podstaw prawnych i praktyki orzeczniczej sądów.

Podstawy prawne dochodzenia należności w relacjach między przedsiębiorcami

Windykacja należności opiera się na szeregu aktów prawnych, z których kluczowe znaczenie mają: Kodeks cywilny, Kodeks postępowania cywilnego, ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, a także przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Punktem wyjścia jest istnienie ważnej i wymagalnej wierzytelności, opartej co do zasady na umowie łączącej strony. Zgodnie z art. 353¹ Kodeksu cywilnego:

„Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

W praktyce podstawą roszczenia są najczęściej: umowa sprzedaży, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług, umowa dostawy czy kontrakt o roboty budowlane. Sam fakt zawarcia umowy nie wystarcza jednak do skutecznej windykacji – kluczowa jest wymagalność roszczenia, czyli nadejście terminu płatności wskazanego w umowie lub fakturze.

Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego:

„Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania”.

W przypadku transakcji handlowych między przedsiębiorcami zastosowanie mają także przepisy ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tzw. ustawa antyzatorowa). Określa ona maksymalne dopuszczalne terminy zapłaty oraz przyznaje wierzycielom dodatkowe uprawnienia, w tym prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Zgodnie z art. 10 ust. 1 tej ustawy:

„Wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek z tytułu opóźnienia w transakcji handlowej, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności (…)”.

Aktualnie minimalny poziom tej rekompensaty dla tzw. dużych wierzytelności wynosi równowartość 40, 70 lub 100 euro, w zależności od wartości transakcji.

Działania polubowne – pierwszy krok do odzyskania pieniędzy

Zanim wierzyciel zdecyduje się na skierowanie sprawy do sądu, powinien podjąć działania polubowne. Nie jest to jedynie kwestia dobrych relacji biznesowych, lecz często warunek skutecznej i ekonomicznej windykacji. Działania te obejmują: przypomnienia o płatności, wezwania do zapłaty, negocjacje ugodowe, a także zawieranie ugód i porozumień ratalnych.

Wezwanie do zapłaty pełni kilka funkcji. Po pierwsze, wyznacza dłużnikowi ostateczny termin spełnienia świadczenia, po drugie – może przerwać bieg terminu przedawnienia (jeśli przybierze formę czynności zmierzającej bezpośrednio do dochodzenia roszczenia, np. zawezwanie do próby ugodowej), po trzecie – jest istotnym dowodem w ewentualnym postępowaniu sądowym. Samo wezwanie nie jest jednak warunkiem dochodzenia roszczenia przed sądem, o ile termin płatności wynika z umowy lub faktury i już upłynął.

W praktyce biznesowej standardem stały się tzw. miękkie działania windykacyjne – kontakt telefoniczny lub mailowy, propozycje rozłożenia zadłużenia na raty, ustalenie nowego harmonogramu spłat czy warunków kompensaty wzajemnych wierzytelności. Takie podejście pozwala niejednokrotnie uratować relacje z kontrahentem, a jednocześnie zabezpieczyć interesy wierzyciela, np. poprzez podpisanie ugody z uznaniem długu.

Uznanie długu ma istotne skutki prawne. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 sierpnia 2011 r., sygn. akt I CSK 703/10:

„Uznanie długu w rozumieniu art. 123 § 1 pkt 2 k.c. jest oświadczeniem wiedzy dłużnika, stwierdzającym istnienie określonego długu, i jako takie przerywa bieg przedawnienia roszczenia”.

Zawarcie ugody z uznaniem długu, połączone np. z ustanowieniem zabezpieczenia (weksel, poręczenie, hipoteka, zastaw rejestrowy) stanowi często najkorzystniejsze rozwiązanie dla obu stron: dłużnik zyskuje czas i ochronę przed natychmiastową egzekucją, wierzyciel zaś większą pewność odzyskania środków.

Windykacja należności a granice dopuszczalnego nacisku na dłużnika

Wierzyciel, dążąc do odzyskania długu, nie może stosować dowolnych metod nacisku na dłużnika. Szczególnie istotne jest poszanowanie dóbr osobistych, tajemnicy przedsiębiorstwa oraz przepisów o ochronie danych osobowych. Niedopuszczalne są praktyki polegające na nękaniu dłużnika częstymi telefonami o niestosownych porach, groźbami, ujawnianiem jego zadłużenia osobom trzecim czy publikowaniem informacji w sposób naruszający jego dobre imię.

Kodeks cywilny w art. 23 stanowi:

„Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach”.

Natomiast art. 24 § 1 k.c. przewiduje:

„Ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne”.

W praktyce orzeczniczej sądy wielokrotnie podkreślały, że windykacja należności, choć co do zasady uprawniona, nie może przybierać postaci działań naruszających dobra osobiste dłużnika. Przykładowo, w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 6 grudnia 2013 r., sygn. akt I ACa 885/13, sąd stwierdził:

„Działania windykacyjne, w szczególności polegające na kierowaniu do dłużnika licznych telefonów o niestosownych porach dnia, połączone z wywieraniem presji psychicznej, mogą stanowić naruszenie dóbr osobistych w postaci prawa do prywatności i spokoju”.

Przedsiębiorca prowadzący windykację powinien także pamiętać o RODO i krajowych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Przetwarzanie danych dłużnika musi być oparte na właściwej podstawie prawnej (najczęściej jest nią konieczność wykonania umowy lub dochodzenie roszczeń), a zakres przetwarzania oraz okres przechowywania danych powinny być adekwatne do celu.

Nieuprawnione ujawnienie informacji o zadłużeniu wobec osób trzecich (np. innych kontrahentów, pracowników niezwiązanych ze sprawą, członków rodziny dłużnika będącego osobą fizyczną) może skutkować odpowiedzialnością cywilną, a w niektórych przypadkach także administracyjną (decyzje Prezesa UODO) lub karną.

Wezwanie do zapłaty i przedsądowe formy zabezpieczenia roszczenia

Wezwanie do zapłaty jest jednym z podstawowych narzędzi windykacji. Choć przepisy nie narzucają jego formy, dla celów dowodowych rekomendowane jest zachowanie formy pisemnej, najlepiej z potwierdzeniem doręczenia (list polecony, doręczenie przez kuriera, potwierdzenie odczytu e-maila itp.). W treści wezwania zwykle wskazuje się: dane stron, podstawę roszczenia, kwotę zadłużenia, naliczone odsetki, ostateczny termin zapłaty oraz zapowiedź skierowania sprawy do sądu w razie braku reakcji.

Z punktu widzenia ochrony interesów wierzyciela ważne jest także rozważenie skorzystania z instrumentów zabezpieczających roszczenie jeszcze przed uzyskaniem tytułu wykonawczego. Kodeks postępowania cywilnego w art. 730 § 1 stanowi:

„W każdej sprawie cywilnej podlegającej rozpoznaniu przez sąd lub sąd polubowny można żądać udzielenia zabezpieczenia”.

A dalej, w art. 730¹ § 1:

„Udzielenia zabezpieczenia może żądać każda strona lub uczestnik postępowania, jeżeli uprawdopodobni roszczenie oraz interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia”.

Interes prawny w zabezpieczeniu istnieje wówczas, gdy brak zabezpieczenia uniemożliwi lub poważnie utrudni wykonanie przyszłego wyroku. W praktyce szczególnego znaczenia nabiera to w relacjach B2B, gdy istnieje ryzyko wyzbywania się majątku przez dłużnika, jego niewypłacalności lub groźba szybkiego wyprowadzenia aktywów.

Formy zabezpieczenia mogą polegać m.in. na zajęciu rachunku bankowego dłużnika, ustanowieniu zakazu zbywania nieruchomości czy zajęciu ruchomości. Jest to instrument stosunkowo rzadziej wykorzystywany w typowych relacjach handlowych, ale niezwykle istotny w przypadku sporów o większe kwoty oraz przy sygnałach o pogarszającej się kondycji finansowej dłużnika.

Sądowe dochodzenie należności – tryby postępowania

Jeżeli działania polubowne nie przynoszą skutku, wierzyciel ma prawo skierować sprawę na drogę sądową. Wybór właściwego trybu postępowania zależy od rodzaju roszczenia, jego wysokości, dostępnych dowodów oraz relacji między stronami. W sprawach o zapłatę należności wynikających z faktur i umów między przedsiębiorcami najczęściej wykorzystywane są: postępowanie upominawcze, elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) oraz postępowanie nakazowe.

Postępowanie upominawcze uregulowane jest w art. 498 i nast. k.p.c. Zgodnie z art. 498 § 1 k.p.c.:

„Sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego lub świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie nie budzą wątpliwości”.

W tym trybie sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym, bez udziału stron, na podstawie pozwu i załączonych dokumentów. Dłużnik ma prawo wnieść sprzeciw, co powoduje utratę mocy przez nakaz i przekazanie sprawy do zwykłego postępowania. Jeśli sprzeciw nie zostanie wniesiony w terminie, nakaz zapłaty uzyskuje walor prawomocności i może zostać zaopatrzony w klauzulę wykonalności.

Elektroniczne postępowanie upominawcze, prowadzone przez tzw. e-sąd (Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny), jest uproszczoną formą postępowania upominawczego. Składanie pozwu odbywa się wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego, a dokumenty nie są dołączane do pozwu na etapie wszczęcia sprawy. Ten tryb jest atrakcyjny ze względu na niższe koszty i szybkość, ale ma także ograniczenia – w razie wniesienia sprzeciwu sprawa trafia do sądu właściwości ogólnej i to już w zwykłym trybie.

Z kolei postępowanie nakazowe, uregulowane w art. 484 i nast. k.p.c., jest korzystne dla wierzyciela ze względu na niższą opłatę sądową oraz wzmocnioną skuteczność nakazu. Zgodnie z art. 485 § 1 k.p.c.:

„Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego lub świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonym do pozwu: 1) dokumentem urzędowym; 2) zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem; 3) wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu; 4) zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwłaszcza w formie przyjętego przez dłużnika rozliczenia salda”.

Istnieją również inne podstawy wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, m.in. weksel, czek, warrant, rewers. Nakaz zapłaty w tym trybie ma szczególne znaczenie: wniesienie zarzutów przez pozwanego nie powoduje utraty moc jego wykonalności (chyba że sąd postanowi inaczej), co otwiera drogę do egzekucji jeszcze przed prawomocnym zakończeniem sporu.

W orzecznictwie sądów wielokrotnie podkreślano, że postępowanie nakazowe jest szczególnie przydatne w relacjach gospodarczych, gdy wierzyciel dysponuje odpowiednimi dokumentami. Przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 listopada 2013 r., sygn. akt II CSK 146/13, wskazał:

„Przedłożenie przez powoda zaakceptowanych przez dłużnika faktur VAT, obejmujących świadczone usługi, może stanowić dostateczną podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli z dokumentów tych wynika jednoznacznie zakres zobowiązania oraz termin jego wymagalności”.

Odsetki za opóźnienie i rekompensata za koszty odzyskiwania należności

W relacjach między przedsiębiorcami wierzyciel ma prawo nie tylko do dochodzenia zapłaty należności głównej, ale także do odsetek oraz dodatkowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Podstawą prawną naliczania odsetek są przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.

Zgodnie z art. 481 § 1 k.c.:

„Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać – obok świadczenia głównego – odsetek za czas opóźnienia (…)”.

W transakcjach handlowych zastosowanie znajdują przepisy szczególne ustawy antyzatorowej. W przypadku braku ustalenia w umowie innej stopy odsetek, wierzycielowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, których wysokość jest publikowana w Monitorze Polskim i ustalana jako suma stopy referencyjnej NBP oraz określonej w ustawie marży.

Istotnym instrumentem dyscyplinującym dłużników jest wspomniana już rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wysokość tej rekompensaty jest ryczałtowa i nie wymaga wykazania rzeczywiście poniesionych kosztów windykacji. W orzecznictwie wskazuje się, że samo opóźnienie w płatności uprawnia wierzyciela do naliczenia tej rekompensaty, niezależnie od tego, czy faktycznie korzystał z usług firm windykacyjnych czy kancelarii prawnych.

Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 11 grudnia 2015 r., sygn. akt III CZP 94/15, stwierdził:

„Roszczenie wierzyciela o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności z art. 10 ust. 1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (obecnie: ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) jest niezależne od poniesienia przez niego takich kosztów, a jego powstanie nie jest uzależnione od wykazania ich wysokości”.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać o prawidłowym formułowaniu postulatów w pozwie – obok żądania zapłaty należności głównej, warto dochodzić także odsetek oraz rekompensaty. W przeciwnym razie sąd nie zasądzi ich z urzędu.

Przekazanie sprawy firmie windykacyjnej lub kancelarii prawnej

Wierzyciel może samodzielnie prowadzić proces windykacyjny lub skorzystać z pomocy profesjonalnego podmiotu – firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Decyzja ta zależy od wartości roszczenia, skali zadłużenia w przedsiębiorstwie, stopnia skomplikowania stanu faktycznego oraz zasobów organizacyjnych.

Z prawnego punktu widzenia przekazanie sprawy firmie windykacyjnej może nastąpić w dwóch podstawowych modelach: powierniczego przelewu wierzytelności (cesja na zabezpieczenie) lub udzielenia pełnomocnictwa do działania w imieniu wierzyciela. W pierwszym przypadku firma windykacyjna staje się formalnie wierzycielem i dochodzi roszczeń we własnym imieniu, choć w istocie działa na rzecz cedenta. W drugim – działa w imieniu i na rzecz wierzyciela, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.

Kodeks cywilny w art. 509 § 1 stanowi:

„Wierzyciel może bez zgody dłużnika przenieść wierzytelność na osobę trzecią (przelew), chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania”.

W przypadku współpracy z firmami windykacyjnymi szczególnie istotne jest określenie zasad wynagradzania (prowizja od odzyskanej kwoty, ryczałt, opłata za czynności) oraz granic dopuszczalnych działań. Wierzyciel, który powierza windykację podmiotowi zewnętrznemu, nadal ponosi bowiem moralną i częściowo prawną odpowiedzialność za sposób traktowania dłużnika. Wybór nierzetelnego windykatora może narazić przedsiębiorcę na roszczenia z tytułu naruszenia dóbr osobistych dłużnika lub zarzut naruszenia RODO.

W odniesieniu do kancelarii prawnych (adwokackich, radcowskich) sytuacja jest bardziej przejrzysta – działają one na podstawie ustaw korporacyjnych i podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej. Ich udział jest szczególnie rekomendowany na etapie sądowym i egzekucyjnym, gdzie konieczna jest znajomość procedury oraz praktyki orzeczniczej.

Windykacja a wpis do rejestru dłużników i biur informacji gospodarczej

Jednym z narzędzi dyscyplinujących dłużników jest możliwość przekazania informacji o ich zadłużeniu do biur informacji gospodarczej (BIG), takich jak Krajowy Rejestr Długów, BIG InfoMonitor czy ERIF. Podstawę prawną stanowi ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

Ustawa ta określa warunki, na jakich wierzyciel może przekazać dane dłużnika do BIG. W przypadku przedsiębiorców – dłużników warunki te są nieco łagodniejsze niż w odniesieniu do konsumentów, ale nadal muszą zostać spełnione określone kryteria, m.in. odpowiedni okres opóźnienia w płatności oraz minimalna kwota zadłużenia.

Przed przekazaniem informacji wierzyciel ma obowiązek uprzedniego wezwania dłużnika do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze dokonania wpisu. Naruszenie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec dłużnika, jeżeli wpis okaże się niezasadny lub bezprawny.

W orzecznictwie podkreśla się, że choć wpis do rejestru dłużników jest prawnie dopuszczalnym środkiem nacisku, nie może być wykorzystywany w sposób sprzeczny z zasadami współżycia społecznego. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 listopada 2014 r., sygn. akt II CSK 196/14, stwierdził:

„Zamieszczenie informacji gospodarczej dotyczącej dłużnika w biurze informacji gospodarczej, choć co do zasady dopuszczalne, może stanowić nadużycie prawa podmiotowego, jeżeli celem wierzyciela nie jest zabezpieczenie obrotu gospodarczego, lecz wyłącznie wywarcie presji na dłużniku w sposób nieproporcjonalny do zakresu jego obowiązków”.

Wpis do BIG może mocno utrudnić dłużnikowi dalsze funkcjonowanie na rynku – wielu kontrahentów weryfikuje swoich partnerów biznesowych właśnie poprzez zapytania w takich rejestrach. Z tego względu informacja o zamiarze dokonania wpisu często stanowi skuteczny bodziec do spłaty zadłużenia.

Postępowanie egzekucyjne – gdy wyrok to za mało

Uzyskanie prawomocnego wyroku lub nakazu zapłaty zaopatrzonego w klauzulę wykonalności nie oznacza automatycznie odzyskania pieniędzy. W razie braku dobrowolnej zapłaty ze strony dłużnika konieczne jest wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, czyli tytuł egzekucyjny (najczęściej prawomocny wyrok, nakaz zapłaty, ugoda sądowa) zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Zgodnie z art. 776 k.p.c.:

„Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy”.

Wierzyciel składa wniosek egzekucyjny do komornika właściwego miejscowo, wskazując sposoby egzekucji, np. z rachunków bankowych, wynagrodzenia, ruchomości, nieruchomości, wierzytelności czy innych praw majątkowych dłużnika. Przedsiębiorca powinien możliwie precyzyjnie wskazać znane mu składniki majątku dłużnika; choć komornik ma obowiązek podejmować czynności zmierzające do ustalenia majątku, w praktyce największą skuteczność osiąga się przy aktywnej współpracy wierzyciela.

W orzecznictwie akcentuje się, że wierzyciel ma prawo korzystać równocześnie z kilku sposobów egzekucji, o ile nie prowadzi to do nadmiernego obciążenia dłużnika ponad wysokość jego zobowiązań. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 stycznia 2011 r., sygn. akt IV CSK 307/10, podkreślił:

„Wierzyciel ma prawo wyboru sposobu egzekucji oraz jego zmiany, a korzystanie z kilku sposobów egzekucji równocześnie jest dopuszczalne, o ile nie narusza zakazu egzekucji nadmiernej”.

W praktyce jednym z najskuteczniejszych sposobów egzekucji w sprawach gospodarczych jest zajęcie rachunku bankowego oraz wierzytelności przysługujących dłużnikowi od jego kontrahentów. Z kolei egzekucja z nieruchomości, choć często długotrwała, bywa jedynym realnym sposobem zaspokojenia roszczeń przy większych kwotach.

Przykładowe case studies – jak wygląda windykacja w praktyce

Warto zobrazować powyższe rozważania kilkoma przykładami z praktyki gospodarczej, pokazującymi różne scenariusze windykacji.

Pierwszy przypadek dotyczy spółki handlowej, która dostarczyła kontrahentowi towar o znacznej wartości. Termin płatności faktury został ustalony na 30 dni, jednak po upływie tego okresu płatność nie nastąpiła. Wierzyciel wysłał najpierw przypomnienie mailowe, a następnie formalne wezwanie do zapłaty z wyznaczeniem dodatkowego 7-dniowego terminu. Dłużnik zareagował, przyznając się do przejściowych problemów z płynnością finansową i zaproponował rozłożenie zaległości na trzy raty.

Po negocjacjach strony zawarły pisemną ugodę, w której dłużnik uznał dług, zobowiązał się do zapłaty w ratach, a na zabezpieczenie wystawił weksel własny in blanco z deklaracją wekslową. Pierwsze dwie raty zostały uregulowane, trzecia nie. Wierzyciel skorzystał z weksla, wypełnił go na pozostałą kwotę zadłużenia i wniósł pozew w postępowaniu nakazowym, uzyskując nakaz zapłaty na podstawie weksla. Dłużnik nie wniósł zarzutów, a nakaz stał się prawomocny. Windykacja zakończyła się na etapie egzekucji z rachunku bankowego dłużnika.

Drugi przypadek dotyczy małego przedsiębiorcy usługowego, który przez kilka miesięcy świadczył usługi informatyczne na rzecz większej spółki. Po zakończeniu współpracy pozostały nieopłacone dwie faktury. Próby kontaktu telefonicznego i mailowego pozostały bez odpowiedzi. Wierzyciel zlecił kancelarii prawnej wystosowanie przedsądowego wezwania do zapłaty, a następnie wniósł pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym. E-sąd wydał nakaz zapłaty, od którego dłużnik wniósł sprzeciw, kwestionując zakres wykonanych usług.

Sprawa trafiła do sądu właściwości ogólnej, gdzie konieczne było przeprowadzenie postępowania dowodowego, w tym przesłuchanie świadków i analiza korespondencji mailowej. Ostatecznie sąd zasądził całość dochodzonej kwoty na rzecz wierzyciela, podkreślając, że dłużnik korzystał z usług i nie zgłaszał zastrzeżeń co do ich wykonania na bieżąco. Ten przykład pokazuje, że pozornie prosty spór o zapłatę może przekształcić się w pełnowymiarowy proces, gdy dłużnik podejmie obronę.

Trzeci przypadek obrazuje wykorzystanie BIG. Przedsiębiorca dostarczył stałemu klientowi serię zamówień, z czego część faktur nie została opłacona. Po wielokrotnych przypomnieniach wierzyciel wysłał wezwanie do zapłaty zawierające ostrzeżenie o zamiarze wpisania dłużnika do biura informacji gospodarczej. Brak reakcji spowodował dokonanie wpisu. Po kilku tygodniach dłużnik, starając się zawrzeć nowy kontrakt z innym dostawcą, spotkał się z odmową z uwagi na znajdujący się w rejestrze wpis o zadłużeniu. To skłoniło go do kontaktu z wierzycielem i uregulowania zadłużenia w zamian za wykreślenie informacji z BIG.

Przedawnienie roszczeń i jego znaczenie dla windykacji

Kluczową kwestią w windykacji należności jest przedawnienie roszczeń. Po upływie terminu przedawnienia dłużnik może podnieść zarzut przedawnienia, który co do zasady powoduje oddalenie powództwa. W relacjach między przedsiębiorcami wiele roszczeń przedawnia się w stosunkowo krótkim terminie.

Zgodnie z art. 118 k.c., po nowelizacji obowiązującej od 9 lipca 2018 r.:

„Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata”.

Oznacza to, że większość roszczeń z umów zawieranych między przedsiębiorcami przedawnia się z upływem trzech lat od dnia wymagalności. Dodatkowo ustawa przewiduje szczególne, krótsze terminy przedawnienia dla niektórych kategorii roszczeń, np. z umowy przewozu czy umowy o dzieło w określonych przypadkach.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 października 2019 r., sygn. akt V CSK 309/18, zwrócił uwagę:

„Zarzut przedawnienia roszczenia majątkowego przysługującego przeciwko przedsiębiorcy, podniesiony przez dłużnika będącego także przedsiębiorcą, co do zasady podlega uwzględnieniu i sąd nie bada z urzędu, czy jego podniesienie pozostaje w sprzeczności z zasadami współżycia społecznego”.

W praktyce oznacza to konieczność aktywnego monitorowania terminów płatności oraz podejmowania działań windykacyjnych na tyle wcześnie, aby uniknąć ryzyka przedawnienia. Działania takie jak zawezwanie do próby ugodowej, uznanie długu, wszczęcie mediacji czy złożenie pozwu mogą przerywać bieg przedawnienia.

Q&A – najczęstsze pytania związane z windykacją należności od kontrahentów

Czy muszę wysłać wezwanie do zapłaty przed złożeniem pozwu?

Przepisy nie nakładają ogólnego obowiązku wysyłania wezwania do zapłaty przed wniesieniem pozwu, jeżeli termin płatności wynika z umowy lub faktury i już upłynął. W praktyce jednak wezwanie jest rekomendowane – porządkuje relacje, może zmotywować dłużnika do zapłaty, a niekiedy pozwala później skuteczniej wykazać zasadność roszczenia. W niektórych szczególnych postępowaniach (np. zawezwanie do próby ugodowej) wcześniejsze wezwanie jest elementem logiki działania, ale nie sztywnym wymogiem ustawowym w klasycznych sprawach o zapłatę.

Ile czasu mam na dochodzenie należności od kontrahenta?

Co do zasady roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem trzech lat od dnia wymagalności (art. 118 k.c.). Dla niektórych umów obowiązują krótsze lub dłuższe terminy szczególne. Każdy przypadek należy przeanalizować indywidualnie, zwłaszcza gdy strony modyfikowały terminy płatności, zawierały ugody czy dochodziło do uznania długu.

Czy mogę naliczać odsetki bez zapisu w umowie?

Tak. Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie (art. 481 k.c.), a w transakcjach handlowych – odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, nawet jeśli umowa nie zawiera postanowień w tym zakresie. Zapis umowny może zmienić wysokość odsetek (np. ustalić odsetki umowne wyższe od ustawowych, w granicach prawa).

Czy mogę publicznie informować o zadłużeniu kontrahenta?

Publiczne ujawnianie zadłużenia, np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy wśród innych kontrahentów, jest bardzo ryzykowne i może naruszać dobra osobiste oraz przepisy o ochronie danych. Dozwolone jest natomiast przekazanie informacji do biura informacji gospodarczej, o ile spełnione są warunki ustawowe i dłużnik został wcześniej prawidłowo wezwany do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu.

Czy współpraca z firmą windykacyjną jest legalna?

Tak, korzystanie z usług firm windykacyjnych jest legalne, o ile ich działania mieszczą się w granicach prawa. Wierzyciel powinien jednak weryfikować rzetelność takiego podmiotu oraz zadbać o prawidłowe uregulowanie w umowie zasady przetwarzania danych dłużników i granice dopuszczalnych działań. W przypadku windykacji sądowej i egzekucyjnej warto rozważyć współpracę z profesjonalnym pełnomocnikiem (adwokatem, radcą prawnym).

Czy wpisanie dłużnika do BIG wymaga jego zgody?

Nie, zgoda dłużnika nie jest wymagana, ale ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych nakłada na wierzyciela szereg warunków, które muszą zostać spełnione, w tym uprzednie wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze dokonania wpisu. Niespełnienie tych warunków może skutkować bezprawnością wpisu i odpowiedzialnością odszkodowawczą.

Co zrobić, gdy dłużnik ogłasza upadłość?

W sytuacji ogłoszenia upadłości dłużnika wierzyciel powinien w pierwszej kolejności zgłosić swoją wierzytelność syndykowi w terminie wyznaczonym w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości. Postępowania egzekucyjne co do zasady ulegają zawieszeniu, a wierzyciele dochodzą zaspokojenia w ramach postępowania upadłościowego. Niezgłoszenie wierzytelności może prowadzić do utraty możliwości jej zaspokojenia.

Czy mogę dochodzić należności w Polsce, jeśli kontrahent ma siedzibę za granicą?

Tak, ale sposób dochodzenia roszczeń zależy od zapisów umowy dotyczących właściwości sądu i prawa właściwego oraz od kraju, w którym siedzibę ma dłużnik. W wielu przypadkach możliwe jest dochodzenie roszczeń przed sądami polskimi, a następnie prowadzenie egzekucji za granicą na podstawie mechanizmów uznawania i wykonywania orzeczeń (np. w UE – na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis). W takich sprawach szczególnie przydatna jest pomoc profesjonalnego pełnomocnika.

Podsumowanie

Windykacja należności od kontrahenta jest procesem wymagającym nie tylko determinacji, ale przede wszystkim znajomości dostępnych instrumentów prawnych oraz granic dopuszczalnego nacisku na dłużnika. Skuteczne odzyskiwanie pieniędzy opiera się na kilku filarach: właściwym konstruowaniu umów (terminy płatności, zabezpieczenia, odsetki), szybkim reagowaniu na opóźnienia, umiejętnym łączeniu działań polubownych z sądowymi oraz świadomym korzystaniu z uprawnień wynikających z ustawy antyzatorowej i przepisów o informacji gospodarczej.

Przedsiębiorca, który systemowo podchodzi do zarządzania należnościami, minimalizuje ryzyko powstania zatorów płatniczych i wzmacnia swoją pozycję negocjacyjną wobec kontrahentów. Z kolei świadome korzystanie z procedur sądowych i egzekucyjnych pozwala, w razie potrzeby, przełożyć przysługujące mu prawa na realne odzyskanie środków, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z prawem i poszanowaniu praw dłużnika.