Zatrudnianie cudzoziemców – aktualne wymogi prawne i wizowe

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce od lat budzi bardzo duże zainteresowanie zarówno pracodawców, jak i samych pracowników z zagranicy. Z jednej strony mamy rosnące zapotrzebowanie rynku pracy na ręce do pracy – w szczególności w budownictwie, logistyce, transporcie, rolnictwie, gastronomii czy sektorze usług. Z drugiej – coraz bardziej złożone i szczegółowo uregulowane przepisy prawa migracyjnego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Regulacje te mają charakter wielopoziomowy: wynikają zarówno z przepisów prawa Unii Europejskiej, jak i krajowych aktów prawnych, przy czym ich stosowanie różni się w zależności od obywatelstwa cudzoziemca (np. obywatel państwa UE/EOG a obywatel Ukrainy, Białorusi czy Indii), podstawy jego pobytu w Polsce (wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu, pobyt tymczasowy, status uchodźcy itd.), a także rodzaju i formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia, delegowanie, praca zdalna wykonywana spoza terytorium Polski).

Poniższy artykuł ma na celu uporządkowanie kluczowych zagadnień związanych z aktualnymi wymogami prawnymi i wizowymi przy zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce, z naciskiem na praktyczne problemy i ryzyka po stronie pracodawców.

Podstawy prawne zatrudniania cudzoziemców – przegląd regulacji

Podstawowym aktem regulującym zasady pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce jest ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Uzupełniają ją m.in. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a także szereg rozporządzeń wykonawczych oraz przepisy szczególne (np. tzw. specustawy dotyczące obywateli Ukrainy).

Kluczowe znaczenie mają w szczególności przepisy regulujące:
– legalność pobytu cudzoziemca na terytorium RP,
– legalność wykonywania pracy (zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia na pobyt czasowy i pracę),
– warunki zatrudnienia cudzoziemców, w tym obowiązki pracodawcy.

Ustawa o cudzoziemcach w art. 1 określa swój podstawowy zakres:

Ustawa określa zasady i warunki wjazdu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przejazdu przez to terytorium, pobytu na nim oraz wyjazdu z tego terytorium, a także tryb postępowania oraz organy właściwe w tych sprawach.

Natomiast ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy reguluje m.in. instytucję zezwolenia na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Art. 87 tej ustawy wskazuje generalną zasadę:

Cudzoziemiec może wykonywać pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli:
1) posiada zezwolenie na pracę, a w przypadku cudzoziemca, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 2 – zezwolenie na pracę sezonową, oraz przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
a) na podstawie wizy, z wyjątkiem wizy, o której mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1,
b) na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy,
c) na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen,
d) na podstawie dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo obszaru Schengen,
e) w ramach ruchu bezwizowego,
– chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej,
albo
2) jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie odrębnych przepisów.

Z punktu widzenia pracodawcy warto zapamiętać, że legalne zatrudnienie cudzoziemca wymaga co do zasady spełnienia dwóch odrębnych warunków:
– legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce,
– legalnego dostępu cudzoziemca do rynku pracy (na właściwej podstawie: zezwolenie, oświadczenie, zwolnienie z obowiązku uzyskania zezwolenia).

Zatrudnianie obywateli UE/EOG i innych państw – podstawowe różnice

Polskie prawo wyraźnie różnicuje sytuację obywateli państw członkowskich UE oraz EOG (a także Szwajcarii) oraz obywateli tzw. państw trzecich (np. Ukraina, Białoruś, Gruzja, Indie).

Obywatele UE/EOG i Konfederacji Szwajcarskiej korzystają ze swobody przepływu osób. W praktyce oznacza to, że w Polsce mogą podejmować i wykonywać pracę bez konieczności uzyskiwania zezwoleń na pracę, przy spełnieniu warunku legalnego pobytu (co do zasady powyżej 3 miesięcy konieczna jest rejestracja pobytu). Podstawę prawną stanowi tu m.in. ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE i członków ich rodzin.

W stosunku do obywateli państw trzecich system jest bardziej restrykcyjny. Co do zasady wymagane jest zarówno posiadanie odpowiedniego tytułu pobytowego (np. wizy krajowej, zezwolenia na pobyt czasowy, statusu uchodźcy) jak i tytułu uprawniającego do wykonywania pracy (zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy). Ustawodawca przewidział jednak cały katalog wyjątków, gdzie zezwolenie na pracę nie jest wymagane – m.in. w odniesieniu do posiadaczy Karty Polaka, studentów studiów stacjonarnych czy osób posiadających zezwolenie na pobyt stały.

Legalność pobytu a legalność pracy – dwa odrębne reżimy

Kluczowym, a zarazem często bagatelizowanym elementem jest odróżnienie legalności pobytu od legalności wykonywania pracy. Pozostawanie cudzoziemca na terytorium Polski w sposób legalny (np. na podstawie wizy turystycznej lub ruchu bezwizowego) nie oznacza automatycznie, że cudzoziemiec ma prawo podjąć pracę.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 22 ustawy o cudzoziemcach:

Wykonywanie pracy przez cudzoziemca – oznacza to wykonywanie pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego lub wykonywanie innej pracy zarobkowej.

Jeśli cudzoziemiec przybywa do Polski np. w celu turystycznym, podstawą wydania wizy jest „turystyka” i nie uprawnia ona do wykonywania pracy. Nawet więc w sytuacji, w której pracodawca uzyska zezwolenie na pracę, a cudzoziemiec ma ważną wizę, nadal pozostaje pytanie o zgodność celu pobytu z faktycznie wykonywaną pracą. Inspekcja pracy oraz Straż Graniczna przy kontrolach zwracają uwagę na ten aspekt, a nieprawidłowe „dopasowanie” celu pobytu do wykonywanej pracy może zostać zakwalifikowane jako naruszenie zasad pobytu, co rodzi ryzyko nałożenia sankcji na cudzoziemca (np. decyzja o zobowiązaniu do powrotu) oraz na pracodawcę (kary finansowe).

Podstawowe instrumenty legalizacji pracy cudzoziemców

W praktyce obrotu prawnego najczęściej stosuje się trzy zasadnicze instrumenty:

– zezwolenie na pracę (typ A, B, C, D, E),
– oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
– zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie).

Zezwolenie na pracę typu A, które jest najczęstsze, wydawane jest dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium RP na podstawie umowy z polskim pracodawcą. Wydaje je właściwy wojewoda, na wniosek pracodawcy. Zezwolenie to wskazuje pracodawcę, stanowisko, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy.

Art. 88c ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wskazuje:

Zezwolenie na pracę wydaje wojewoda właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest uproszczoną formą legalizacji pracy, dostępną tylko dla obywateli wybranych państw (m.in. Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii) oraz na ograniczony czas. Wpis oświadczenia do ewidencji prowadzi powiatowy urząd pracy.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (art. 114 i nast. ustawy o cudzoziemcach) ma charakter „jednolitego” tytułu, łączącego uprawnienie do pobytu oraz pracy u konkretnego pracodawcy na określonych warunkach. Wniosek o wydanie tego zezwolenia składa co do zasady sam cudzoziemiec, ale wymaga ono aktywnego udziału pracodawcy (m.in. w zakresie przedłożenia informacji starosty, oświadczeń o wynagrodzeniu czy rodzaju pracy).

Specjalne regulacje dla obywateli Ukrainy po 24 lutego 2022 r.

Szczególne znaczenie w ostatnich latach mają tzw. specustawy ukraińskie, w szczególności ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Ustanowiła ona odrębny, uproszczony reżim pobytowo-pracowniczy dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi.

Art. 22 ust. 1 tej ustawy stanowi:

Obywatel Ukrainy, którego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest uznany za legalny na podstawie art. 2 ust. 1, jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli:
1) podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania tego podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy, w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2) obywatel Ukrainy posiada numer PESEL.

W praktyce oznacza to zwolnienie obywateli Ukrainy objętych zakresem tej ustawy z obowiązku uzyskiwania klasycznego zezwolenia na pracę lub oświadczenia, przy jednoczesnym nałożeniu na pracodawcę obowiązku elektronicznego zgłoszenia powierzenia pracy w terminie 14 dni. Niedochowanie tego terminu może być podstawą do zakwestionowania legalności pracy, choć orzecznictwo i praktyka inspekcji pracy w tym zakresie są nadal w procesie kształtowania.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemców

Po stronie pracodawcy spoczywa szereg obowiązków, których niedochowanie wiąże się z istotnymi sankcjami administracyjnymi i karnymi. Podstawowe obowiązki obejmują:

– weryfikację legalności pobytu cudzoziemca przed dopuszczeniem go do pracy,
– weryfikację legalności dostępu cudzoziemca do rynku pracy (zezwolenie, oświadczenie, zwolnienie),
– przechowywanie kopii dokumentów pobytowych i zezwoleń,
– zatrudnianie na warunkach nie gorszych niż określone w zezwoleniu lub oświadczeniu,
– zgłaszanie cudzoziemca do ZUS i rozliczanie podatków na zasadach ogólnych.

Art. 88z ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy stanowi:

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany:
1) żądać od cudzoziemca przed rozpoczęciem wykonywania pracy przedstawienia dokumentu uprawniającego go do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
2) przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopię dokumentu, o którym mowa w pkt 1, oraz dokumentu stanowiącego podstawę wykonywania pracy przez cudzoziemca,
3) przedstawić dokumenty, o których mowa w pkt 2, na żądanie uprawnionych organów.

Niewywiązanie się z powyższych obowiązków może prowadzić do odpowiedzialności wykroczeniowej lub karnej. Przykładowo art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia przewiduje:

Kto, wbrew przepisom ustawy, powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi nieuprawnionemu do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlega karze grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Przywołany przepis zawiera jednak tylko dolną granicę grzywny, faktyczna wysokość może być istotnie wyższa, szczególnie w przypadku powierzenia pracy wielu cudzoziemcom lub uporczywego naruszania przepisów.

Przykład z praktyki – case study 1

Spółka budowlana zatrudnia kilkunastu obywateli Ukrainy, którzy przyjechali do Polski po 24 lutego 2022 r. W przekonaniu, że specustawa „legalizuje wszystko”, spółka nie dopełniła obowiązku elektronicznego powiadomienia PUP o powierzeniu pracy. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wykazano, że brak jest formalnego powiadomienia, a w dokumentacji osobowej nie ma potwierdzenia jego złożenia.

W takiej sytuacji organy kontrolne mogą przyjąć, że cudzoziemcy wykonywali pracę nielegalnie, ponieważ nie został spełniony warunek z art. 22 ust. 1 pkt 1 specustawy. Pracodawca naraża się na grzywnę z art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia, a w skrajnych przypadkach – w razie powtarzalności naruszeń – także na zawiadomienie organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa związanego z uporczywym naruszaniem praw pracowniczych.

Wybrane orzecznictwo sądowe dotyczące zatrudniania cudzoziemców

Sądy administracyjne oraz sądy pracy wielokrotnie wypowiadały się w kwestiach legalności pracy cudzoziemców i odpowiedzialności pracodawców.

W wyroku z dnia 18 maja 2017 r., sygn. II OSK 2360/16, Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił:

Pracodawca powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie może się skutecznie zasłaniać nieznajomością przepisów dotyczących legalizacji pracy. Obowiązek weryfikacji legalności pracy spoczywa na pracodawcy, a brak dołożenia należytej staranności w tym zakresie stanowi podstawę do nałożenia sankcji administracyjnych.

W innym wyroku, z dnia 9 kwietnia 2019 r., sygn. II SA/Gl 1189/18, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zwrócił uwagę na znaczenie zgodności warunków pracy z treścią zezwolenia:

Powierzenie cudzoziemcowi pracy na warunkach istotnie odbiegających od określonych w zezwoleniu na pracę, w szczególności w zakresie rodzaju wykonywanej pracy oraz wymiaru czasu pracy, należy traktować jako wykonywanie pracy bez wymaganego zezwolenia.

Z kolei Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 kwietnia 2019 r., sygn. II PK 6/18, rozstrzygał kwestię ważności umowy o pracę zawartej z cudzoziemcem bez stosownego zezwolenia. W uzasadnieniu wskazano:

Brak wymaganego zezwolenia na pracę dla cudzoziemca nie powoduje z mocy samego prawa nieważności umowy o pracę zawartej z nim. Umowa ta jest ważna i rodzi skutki w sferze prawa pracy, w tym w zakresie uprawnień pracowniczych, nie wyłączając prawa do wynagrodzenia. Nielegalność zatrudnienia skutkuje natomiast odpowiedzialnością administracyjną i karną pracodawcy.

To niezwykle istotne stanowisko: nawet jeśli pracodawca naruszy przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców, nie może uchylić się od obowiązku wypłaty wynagrodzenia czy innych świadczeń pracowniczych.

Rodzaje wiz i tytułów pobytowych a możliwość pracy

Z punktu widzenia zatrudnienia kluczowe znaczenie ma rodzaj i cel wizy lub innego dokumentu legalizującego pobyt.

Wiza krajowa (typ D) może być wydana m.in. w celu wykonywania pracy, działalności gospodarczej, studiów, odwiedzin czy turystyki. W przypadku wizy w celu wykonywania pracy w paszporcie pojawia się odpowiednia adnotacja, a wydanie wizy często uzależnione jest od wcześniejszego uzyskania przez pracodawcę zezwolenia na pracę.

Wiza Schengen (typ C) lub pobyt w ramach ruchu bezwizowego co do zasady służą krótkotrwałemu pobytowi (do 90 dni w okresie 180 dni). W wyjątkowych sytuacjach mogą stanowić podstawę wykonywania pracy, jeżeli przepisy szczególne tak stanowią (np. praca sezonowa, pewne kategorie specjalistów, delegowanie krótkoterminowe). Niemniej jednak, co do zasady, do stałego zatrudnienia cudzoziemca wymagane jest posiadanie właściwej wizy krajowej lub zezwolenia na pobyt czasowy.

Ustawa o cudzoziemcach w art. 60 wylicza cele, dla których może być wydana wiza krajowa. Między innymi:

Art. 60 ust. 1: Wizę krajową wydaje się w celu:
1) wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
2) wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
3) kształcenia się na studiach pierwszego stopnia, drugiego stopnia lub jednolitych studiach magisterskich lub studiach doktoranckich,
4) prowadzenia badań naukowych,
(…).

Dla pracodawcy ważne jest więc, aby już na etapie rekrutacji upewnić się, w jakim celu wiza została wydana i czy nie istnieją ograniczenia co do rodzaju i miejsca wykonywanej pracy.

Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia – praktyczne uwagi

Procedura oświadczeniowa, przewidziana w art. 88z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, jest stosunkowo prosta i szybka, stąd jej popularność. Polega na wpisaniu przez powiatowy urząd pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. Na podstawie tego dokumentu cudzoziemiec może ubiegać się o wizę krajową lub wykonywać pracę w Polsce w ramach ruchu bezwizowego, jeśli jest to dopuszczalne.

Wybrane wymogi formalne oświadczenia obejmują wskazanie m.in. pracodawcy, stanowiska, rodzaju umowy, wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę (lub minimalna stawka godzinowa). Praca może być powierzona maksymalnie na okres przewidziany w przepisach (limit dni w roku kalendarzowym), przy czym zatrudnianie na dłuższy okres wymaga uzyskania zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

W praktyce błędy zdarzają się zwłaszcza przy:
– niewłaściwym określeniu stanowiska lub rodzaju pracy,
– wskazaniu zbyt niskiej stawki wynagrodzenia,
– niezgodności między treścią oświadczenia a faktycznymi warunkami zatrudnienia (inne miejsce wykonywania pracy, inny wymiar etatu).

Organy kontrolne uznają takie rozbieżności za naruszenie warunków legalizacji pracy. W konsekwencji praca wykonywana może zostać uznana za nielegalną, mimo istnienia formalnie zarejestrowanego oświadczenia.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – „jednolite” uprawnienie

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, uregulowane w art. 114–126 ustawy o cudzoziemcach, jest jednym z najważniejszych instrumentów długoterminowej legalizacji pracy cudzoziemca w Polsce. Jego specyfika polega na tym, że w jednym akcie administracyjnym wojewoda rozstrzyga zarówno o prawie pobytu cudzoziemca, jak i pozwoleniu na pracę u konkretnego pracodawcy.

Art. 114 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach:

Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę udziela się cudzoziemcowi, jeżeli:
1) celem jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest wykonywanie pracy;
2) posiada ubezpieczenie zdrowotne;
3) ma zapewnione miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
4) posiada źródło stabilnego i regularnego dochodu;
5) spełnione są warunki określone w art. 114a–114c.

W praktyce to pracodawca wypełnia istotną część formularza, dostarczając m.in. informacje o oferowanym wynagrodzeniu, wymiarze czasu pracy oraz o tym, że na dane stanowisko nie udało się znaleźć odpowiedniego pracownika na lokalnym rynku pracy (tzw. informacja starosty, choć przy wielu zawodach jest ona obecnie wyłączona).

Z uwagi na długi czas rozpatrywania wniosków (często liczony w miesiącach), istotne znaczenie ma przepis art. 108 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach:

W przypadku złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w okresie legalnego pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jego pobyt uważa się za legalny do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.

Oznacza to swoisty „pomost” legalności pobytu na czas oczekiwania na decyzję. Nie oznacza to jednak automatycznie legalności pracy; ta zależy m.in. od tego, czy cudzoziemiec miał dotychczas prawo do pracy, a także od tego, czy ustawa przewiduje możliwość kontynuowania pracy podczas oczekiwania (w wielu przypadkach tak, ale wymaganych jest spełnienie dodatkowych warunków, np. zachowanie tożsamości pracodawcy i stanowiska).

Kontrole i sankcje – perspektywa pracodawcy

Legalność zatrudnienia cudzoziemców jest przedmiotem kontroli kilku organów: przede wszystkim Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej, ale także urzędów wojewódzkich, urzędów pracy oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrole mogą być wszczynane zarówno z urzędu (na podstawie analizy ryzyka), jak i w następstwie zawiadomień (np. od niezadowolonych pracowników, konkurencji).

Najczęstsze naruszenia to:
– powierzanie pracy cudzoziemcom bez wymaganego zezwolenia lub oświadczenia,
– zatrudnianie na innych warunkach niż określone w zezwoleniu lub oświadczeniu,
– niezgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczenia społecznego,
– wynagradzanie poniżej wymaganego minimum,
– brak kopii dokumentów pobytowych w aktach osobowych.

Oprócz grzywien z art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia, w skrajnych przypadkach mogą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu karnego dotyczące ułatwiania nielegalnego pobytu cudzoziemcom (np. art. 264a k.k.) czy wykorzystywania cudzoziemców w warunkach pracy przymusowej. Dla przedsiębiorców istotne jest także ryzyko wizerunkowe oraz ryzyko utraty możliwości korzystania z określonych programów pomocowych lub zamówień publicznych.

Case study 2 – rozbieżność między zezwoleniem a faktyczną pracą

Przedsiębiorca z branży logistycznej uzyskał zezwolenie na pracę typu A dla obywatela Indii na stanowisku „magazynier”, w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem nie niższym niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Po kilku miesiącach, ze względu na braki kadrowe, cudzoziemiec zaczął regularnie wykonywać także obowiązki kierowcy samochodu ciężarowego, bez zmiany warunków zezwolenia.

Podczas kontroli Straż Graniczna uznała, że cudzoziemiec wykonywał pracę w innym charakterze niż określony w zezwoleniu. W konsekwencji przyjęto, że w zakresie pracy kierowcy wykonywał ją bez wymaganego zezwolenia. Pracodawca został ukarany grzywną, a w decyzji wskazano na konieczność dostosowania zezwoleń do faktycznych potrzeb kadrowych – czyli złożenia nowego wniosku o zezwolenie na pracę na stanowisku kierowcy.

Praktyczne rekomendacje dla pracodawców

Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego kluczowe jest wdrożenie w firmie przejrzystych procedur dotyczących zatrudniania cudzoziemców. W szczególności warto:

– opracować listę kontrolną (checklistę) dokumentów wymaganych od cudzoziemca na etapie rekrutacji, w tym paszport, wizę, kartę pobytu, decyzje administracyjne, zaświadczenia o nadaniu numeru PESEL,
– szkolić działy HR i kadr z najnowszych zmian w przepisach, zwłaszcza w odniesieniu do specustaw i przepisów przejściowych,
– korzystać z pomocy profesjonalnych pełnomocników (radców prawnych, adwokatów, doradców migracyjnych) przy bardziej złożonych przypadkach, takich jak delegowanie, praca w kilku państwach czy zatrudnianie specjalistów o wysokich kwalifikacjach,
– monitorować terminy ważności wiz, kart pobytu i zezwoleń oraz z odpowiednim wyprzedzeniem podejmować działania w celu ich przedłużenia lub zmiany,
– dokumentować wszystkie czynności związane z legalizacją pracy, w tym korespondencję z urzędami, wydruki z systemów elektronicznych i potwierdzenia złożenia wniosków.

W świetle dynamicznie zmieniających się regulacji (szczególnie w ostatnich latach) praktyka pokazuje, że jedna z najczęstszych przyczyn nieprawidłowości to opieranie się na przestarzałych informacjach. Dlatego rekomendowane jest stałe monitorowanie zmian legislacyjnych, a przy większych projektach rekrutacyjnych – planowanie procesu z odpowiednim wyprzedzeniem.

Q&A – najczęściej zadawane pytania dotyczące zatrudniania cudzoziemców

Czy każdemu cudzoziemcowi potrzebne jest zezwolenie na pracę?

Nie. Obowiązek posiadania zezwolenia dotyczy zasadniczo obywateli państw trzecich, ale ustawa przewiduje wiele wyjątków. Zezwolenia nie potrzebują m.in. obywatele UE/EOG i Szwajcarii, osoby z zezwoleniem na pobyt stały, posiadacze Karty Polaka (w określonych sytuacjach), studenci studiów stacjonarnych w określonym zakresie, a także obywatele Ukrainy objęci specustawą, o ile pracodawca dopełni obowiązku zgłoszenia powierzenia pracy. Zawsze należy weryfikować, czy w danej sytuacji nie ma zastosowania wyjątek ustawowy.

Czy wiza turystyczna uprawnia do pracy w Polsce?

Co do zasady nie. Wiza turystyczna (ani pobyt w ramach ruchu bezwizowego w celu turystycznym) nie jest przeznaczona do wykonywania pracy. Cudzoziemiec chcący legalnie pracować w Polsce powinien legitymować się wizą krajową wydaną w odpowiednim celu (np. wykonywanie pracy) lub innym tytułem pobytowym uprawniającym do pracy (np. karta pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”).

Co w sytuacji, gdy cudzoziemcowi wygasła wiza, a wniosek o pobyt czasowy jest w toku?

Jeżeli wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy został złożony w okresie legalnego pobytu, to zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach pobyt cudzoziemca uważa się za legalny do czasu wydania ostatecznej decyzji. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do pracy. Możliwość kontynuacji pracy zależy od rodzaju dotychczasowego tytułu do pracy oraz od tego, czy przepisy szczególne przewidują taką możliwość. W wielu przypadkach konieczne jest zachowanie tożsamości pracodawcy i stanowiska.

Czy można zatrudnić cudzoziemca na innym stanowisku niż wskazane w zezwoleniu na pracę?

Co do zasady nie. Zezwolenie na pracę jest wydawane na określonego pracodawcę, stanowisko, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie. Istotna zmiana tych elementów, w szczególności rodzaju pracy lub pracodawcy, wymaga uzyskania nowego zezwolenia lub zmiany dotychczasowego (jeżeli przepisy to dopuszczają). Niewłaściwe „przestawienie” cudzoziemca na inne stanowisko może zostać zakwalifikowane jako powierzenie pracy bez wymaganego zezwolenia.

Czy umowa o pracę zawarta z cudzoziemcem bez zezwolenia jest nieważna?

Nie. Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego (m.in. wyrok z 3 kwietnia 2019 r., II PK 6/18), brak zezwolenia na pracę nie powoduje nieważności umowy o pracę. Umowa pozostaje ważna i skuteczna w sferze prawa pracy, a cudzoziemiec zachowuje prawo do wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych. Nielegalność zatrudnienia pociąga natomiast za sobą odpowiedzialność administracyjną i wykroczeniową po stronie pracodawcy.

Jakie są konsekwencje dla pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca nielegalnie?

Pracodawca może zostać ukarany grzywną (co najmniej 1000 zł, a w praktyce wielokrotnie więcej), a w przypadkach uporczywych lub rażących naruszeń – narazić się także na odpowiedzialność karną. Dodatkowo organy mogą odmówić wydania kolejnych zezwoleń na pracę, a w skrajnych przypadkach zawiadomić prokuraturę o możliwości popełnienia przestępstwa (np. z art. 218 k.k. – naruszenie praw pracowniczych). Istnieje także ryzyko sankcji administracyjnych wobec samego cudzoziemca (np. decyzja o zobowiązaniu do powrotu).

Czy przy obywatelach Ukrainy nadal obowiązuje zgłoszenie powierzenia pracy w PUP?

Tak, w odniesieniu do obywateli Ukrainy objętych specustawą, wykonywanie pracy jest legalne tylko pod warunkiem dokonania w terminie 14 dni elektronicznego powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy, a także posiadania numeru PESEL. Brak zgłoszenia może skutkować uznaniem pracy za nielegalną. Należy także śledzić ewentualne zmiany przepisów dotyczących okresu obowiązywania szczególnych rozwiązań.

Czy cudzoziemiec zatrudniony w Polsce musi być zgłoszony do ZUS?

Co do zasady tak, jeżeli wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na zasadach ogólnych, podobnie jak obywatel polski. Odmienna regulacja może dotyczyć sytuacji delegowania pracownika z innego państwa lub zastosowania międzynarodowych umów o zabezpieczeniu społecznym, jednak wymaga to każdorazowo szczegółowej analizy.

Czy można zatrudnić cudzoziemca „na czarno”, a później uregulować sytuację?

Powierzenie pracy bez spełnienia wymogów prawnych (brak zezwolenia, brak legalnego pobytu, brak zgłoszenia do ZUS) jest wykroczeniem lub nawet przestępstwem po stronie pracodawcy. „Retroaktywne” uregulowanie sytuacji (np. zawarcie późniejszej umowy z datą wsteczną) nie likwiduje skutków naruszenia. Organy kontrolne mają uprawnienia do ustalenia faktycznego okresu pracy, niezależnie od daty formalnego zawarcia umowy. Działania polegające na antydatowaniu dokumentów mogą być dodatkowo ocenione jako fałszowanie dokumentacji.

Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce stanowi dziś nie tylko ważny element polityki kadrowej wielu przedsiębiorstw, ale także obszar wymagający wysokiej świadomości prawnej. System przepisów – począwszy od ustawy o cudzoziemcach, przez ustawę o promocji zatrudnienia, po liczne specustawy i rozporządzenia – jest wielowątkowy i podlega częstym zmianom.

Dla pracodawców oznacza to konieczność szczegółowej weryfikacji każdej sytuacji zatrudnienia cudzoziemca: od obywatelstwa, przez podstawę pobytu, po konkretną formę i warunki zatrudnienia. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić nie tylko do sankcji finansowych, ale również do długotrwałych problemów administracyjnych, utraty reputacji oraz sporów z pracownikami.

Z drugiej strony, prawidłowo zaplanowany i zgodny z prawem proces zatrudniania cudzoziemców może stać się istotną przewagą konkurencyjną przedsiębiorstwa, pozwalającą na stabilne zabezpieczenie potrzeb kadrowych w warunkach niedoboru pracowników na lokalnym rynku. Wymaga to jednak systematycznego podejścia, znajomości aktualnych regulacji oraz – w bardziej złożonych sytuacjach – wsparcia profesjonalnego doradztwa prawnego.